A assinatura digital está disponível no Group Condomínios e no Group Pessoas, trazendo mais segurança e eficiência para administradoras.
Nos últimos tempos, em que a agilidade e a segurança são prioridades, a assinatura digital surge como uma ferramenta essencial para qualquer empresa, e não é diferente para administradoras de condomínios.
Cada vez mais, o mercado — e os clientes — buscam processos mais rápidos e menos burocráticos, sem abrir mão da segurança dos dados e, claro, da validade jurídica.
Com isso, recursos como assinatura digital de documentos se tornam um grande diferencial, e empresas que oferecem esse tipo de facilidade acabam saindo na frente.
Por isso, neste conteúdo, você vai ver como funciona a assinatura digital nas soluções da Group e como simplificamos a rotina dos nossos clientes com essa funcionalidade.
Boa leitura!
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma tecnologia que permite assinar documentos eletronicamente, assegurando a autenticidade e a integridade das informações ali contidas.
Ela se diferencia da assinatura eletrônica simples pois utiliza processos criptográficos para tal fim, garantindo validade jurídica aos documentos.
Como funciona a assinatura digital?
O processo inicia com a criação de um hash, uma sequência única de caracteres gerada a partir do conteúdo do documento. Esse hash é, então, criptografado com a chave privada do signatário, criando uma assinatura digital única.
Ao receber o documento assinado, o destinatário pode utilizar a chave pública do signatário para verificar a autenticidade e conferir se o conteúdo não foi alterado.
Desse modo, se o hash decodificado corresponder ao original, isso confirma que o documento não foi alterado e que sua assinatura é válida. Porém, caso haja qualquer modificação no arquivo, a assinatura se torna inválida, indicando que o documento foi comprometido.
Assim, é possível garantir a identidade do signatário e a autenticidade do documento, o que garante a sua validade jurídica.
A assinatura digital da Group
Agora que você entendeu como a assinatura digital funciona e oferece segurança nos processos, chegou a hora de ver, na prática, como esse recurso traz mais transparência e controle na rotina da administradora — e isso acontece de várias formas diferentes.
Desde 2024, já oferecemos a assinatura digital no Group Pessoas, nosso aplicativo para gestão de RH e DP. E agora, seguindo nosso espírito de inovação constante, estamos lançando a assinatura digital no Group Condomínios.
Veja, a seguir, como esse recurso facilita a rotina dos nossos clientes.
Leia também:
Assinatura digital no Group Pessoas
Após o lançamento da assinatura digital em holerite e pedido de férias, ainda em 2024, expandimos ainda mais o seu alcance no aplicativo.
Agora, a administradora pode solicitar a assinatura de qualquer documento diretamente pelo celular do colaborador, simplificando processos como admissão, férias, rescisão de contrato e vários outros.
O processo de assinatura digital no Group Pessoas é intuitivo e automatizado, permitindo que a equipe de RH e DP cadastre modelos de documentos, envie arquivos para assinatura e acompanhe o status das assinaturas diretamente no sistema.
Veja, a seguir, os recursos que você pode utilizar para simplificar a assinatura de documentos na sua administradora.
Modelos de documentos
No Group Pessoas, os usuários podem utilizar modelos prontos para os documentos mais utilizados. Assim, basta selecionar o modelo e enviar para assinatura, sem precisar configurar tudo do zero.
Alguns dos modelos fixos disponíveis são:
- contratos de trabalho;
- documentos de saúde ocupacional;
- documentos pessoais;
- termo de entrega de EPIs;
- documentos de dependentes;
- rescisões.
Além disso, é possível criar e salvar novos modelos, definindo tanto o formato e a posição da assinatura quanto a necessidade de inclusão de testemunhas.
Com isso, a administradora simplifica o processo de gestão de documentos, reduzindo o tempo gasto com as solicitações de assinatura.
Status da assinatura
O Group Pessoas também permite acompanhar o status dos documentos após serem enviados para o destinatário. No painel de assinatura digital, o usuário pode visualizar três tipos de status:
- Assinatura pendente, quando o documento ainda não foi assinado.
- Assinado parcialmente, quando o documento precisa de testemunhas e ainda falta uma ou mais assinaturas.
- Assinado, quando todas as partes envolvidas finalizaram a assinatura.
Além disso, também é possível definir notificações automáticas de lembrete por e-mail ou pelo próprio aplicativo quando há documentos pendentes de assinatura, reduzindo o trabalho manual da equipe.
Gestão dos documentos assinados
Após a assinatura, o documento pode ser acessado diretamente no Group Pessoas, contendo todas as assinaturas coletadas.
Assim, a administradora tem um histórico digitalizado de documentos e elimina a necessidade de papel, reduzindo custos operacionais.
Além disso, também aumenta a autonomia dos colaboradores, que têm acesso a seus documentos assinados sempre que precisarem.
Assinatura digital no Group Condomínios
Agora, a grande novidade está mesmo por conta da assinatura digital da pasta de prestação de contas no Group Condomínios, a mais recente novidade do nosso ERP para administradoras.
Essa funcionalidade acabou de nascer, mas já temos grandes planos para ela. Por enquanto, confira os recursos que já lançamos:
Processo 100% digital
Com a assinatura digital, a administradora pode enviar a pasta de prestação de contas diretamente para o síndico, subsíndico e conselhos do condomínio e solicitar a assinatura sem gastos com papel e sem a necessidade de deslocamento físico.
Além de mais prático, o processo também fica mais seguro, evitando que o documento seja perdido, danificado ou modificado.
Nada de perder os prazos
O tempo de enviar lembretes manuais ficou para trás.
Com o novo recurso, é possível configurar notificações e lembretes automáticos por e-mail e pelo Group COM, garantindo que os signatários não se esqueçam da assinatura do documento.
Gestão eletrônica de documentos
Além disso, com o painel de assinatura digital, é possível gerenciar a assinatura dos documentos de todos os condomínios em uma única tela, com três tipos de status:
- pendente de assinatura;
- documentos assinados;
- documentos recusados.
Outra opção é filtrar por condomínio ou por período, simplificando a visualização de documentos específicos.
Assim, todos os arquivos ficam centralizados na mesma plataforma, sem correr riscos como perda ou adulteração.
Assinatura digital na prática: o que as administradoras ganham?
Como você viu, a implementação da assinatura digital em administradoras traz uma série de benefícios, tanto para a empresa quanto para os clientes.
Algumas das principais vantagens são:
- redução de custos operacionais, como despesas com papel, impressão e armazenamento físico;
- agilidade nos processos, reduzindo o tempo gasto com documentos importantes na administradora;
- mais segurança, com autenticidade e integridade garantidas;
- validade jurídica, devido ao processo de criptografia;
- redução de falhas e maior confiabilidade.
Além disso, dados do Dell Innovation Index indicam que empresas que implementam ferramentas digitais têm 1,9 vezes mais chance de aumentar sua receita em comparação com aquelas que não investem em inovação.
E você, o que está esperando para modernizar sua gestão condominial e se tornar uma referência de tecnologia no mercado?
