A realização de uma assembleia de condomínio está sujeita a uma série de dificuldades, que vão desde o baixo índice de condôminos presentes até os desentendimento entre eles durante a reunião. A adoção de um sistema de assembleia virtual de condomínio é a solução ideal para esses problemas.
A ferramenta proporciona muito mais conforto e praticidade aos condôminos e ao próprio síndico junto com a administradora, que poderão participar das decisões do condomínio mesmo remotamente, por meio de seus dispositivos eletrônicos. Muitos que não costumam opinar ou participar sem o sistema passarão a manifestar seus pontos de vista, o que ocasiona em uma melhor convivência entre vizinhos.
Para que você entenda melhor quais são os benefícios da adoção da assembleia virtual de condomínio, quais são os seus pontos de atenção e como ela funciona, elaboramos este post, no qual você encontrará a resposta para todas essas dúvidas. Então, continue a leitura e entenda!
Principais vantagens da assembleia virtual de condomínio
Foco em temas específicos
As brigas e discussões infrutíferas em reuniões de condomínio são muito mais comuns do que se imagina. Muitas vezes, isso atrasa a tomada de decisões importantes, por causa da perda do foco nos temas que devem ser discutidos durante a assembleia.
Com o uso da ferramenta virtual, em que não há a necessidade da presença física, a ocorrência de discussões fora do foco é praticamente nula e, por isso, só votos são coletados com muito mais facilidade, tornando até mesmo a convivência mais amena.
Maior índice de participação dos condôminos
Existe uma grande resistência entre condôminos em relação à participação nas reuniões de condomínio. Alguns por falta de tempo mesmo, outros por não gostarem das discussões que costumam acontecer.
Com o uso da assembleia virtual esse problema é contornado, já que a participação do condômino pode ser feita de qualquer lugar e a qualquer hora, e sem que ele tenha contato com os vizinhos. Por isso, a tendência é que o índice de participação aumente consideravelmente.
Segurança e confiabilidade das informações
A transcrição da ata de reunião de condomínio, muitas vezes, pode conter erros grosseiros causados, até mesmo, pela interpretação de quem a fez. Além disso, a contabilização de votos também se torna mais difícil presencialmente, abrindo as portas até para possíveis reclamações dos condôminos.
Com o uso de um sistema de assembleia digital, todas as interações ficam registradas, os votos são computados sem a possibilidade de alteração e, ainda, existem as procurações impressas pelos condôminos que confirmam os resultados.
Além disso, os sistemas costumam oferecer meios de exibir para os condôminos o que tem sido realizado pela gestão do condomínio.
Algumas desvantagens desse tipo de tecnologia
Embora exista a tendência de que a tecnologia seja cada vez mais adotada para facilitar o dia a dia em diversas áreas, inclusive na gestão de condomínios, toda mudança enfrenta desafios até ser compreendida.
Por isso, a adoção da assembleia virtual pode trazer algumas desvantagens em um primeiro momento. Confira algumas delas nos tópicos a seguir.
Custos de implantação e manutenção
A plataforma para administradora de condomínios que possibilita a realização de assembleias virtuais têm custo tanto para a sua implantação quanto de manutenção. Na maioria dos casos, são assinaturas mensais que podem variar de valor de acordo com o número de usuários.
Nesse contexto, pode ocorrer alguma resistência por parte do condôminos em relação a esse novo custo, uma vez que, se ainda não utilizaram o sistema e entenderam os seus benefícios, podem achar um gasto desnecessário. Entretanto, o sistema pode apresentar funcionalidades para otimização de serviços que pode fazer com que sua administradora reduza custos e processos manuais
Adaptação dos condôminos
Alguns dos usuários — em especial os mais idosos, que geralmente não têm tantas habilidades em relação ao uso de ferramentas tecnológicas — podem sentir dificuldade para se adaptar no início. Porém, essa barreira pode ser quebrada com a ajuda da empresa fornecedora do software, por meio de treinamentos e tutorais de uso. Por isso, é importante que ao escolher o sistema ideal para sua administradora, você verifique se o fornecedor proporciona um software intuitivo e com um suporte de qualidade.
Conformidade com a convenção do condomínio
Não existe nenhuma lei que proíba o uso de assembleia virtual de condomínio, porém, algumas convenções podem trazer explicitamente o seu local de realização, por exemplo, no salão de festas do edifício. Nesse caso, se por alguma razão algum condômino quiser invalidar as decisões da assembleia, poderá usar esse detalhe como argumento, inclusive dentro da lei condominial.
Por isso, para evitar esse tipo de problema, é recomendado que a convenção seja adequada à nova realidade do condomínio, caso a ferramenta seja adotada de fato.
Funcionamento do sistema de assembleia virtual de condomínios
A assembleia virtual funciona a partir de um software ou plataforma online que permite aos condôminos tomarem conhecimento, discutirem e deliberarem sobre as questões do condomínio que precisam ser resolvidas em assembleia, porém, sem que seja necessário estarem presentes fisicamente, pois tudo pode ser feito digitalmente.
Quando há o uso de certificados digitais, os votos dados por meio da plataforma são válidos, já que há a presença da assinatura digital do condômino. Se não houver o certificado, se torna necessário imprimir a procuração com intenção de voto, assinar e entregar ao síndico ou administrador do prédio.
Perfis de condomínios para os quais o recurso é recomendado
Como ainda existe alguma resistência quanto ao uso de assembleias virtuais por pessoas que não têm tanta afinidade e facilidade com a tecnologia, o mais recomendado é que o sistema seja implantado em condomínios com predominância de jovens moradores.
Além disso, até que ele seja completamente aceito, testado e aprovado, o ideal é que seja utilizado em decisões menores, que envolvam menos recursos financeiros do condomínio. Para decisões relacionadas a obras mais dispendiosas, assuntos mais delicados, ou mesmo para a prestação de contas, o aconselhável é que continue sendo utilizada a assembleia presencial, como de costume.
Como você pode ver ao longo deste post, adotar um sistema de assembleia virtual de condomínio é algo que, em um futuro próximo, será inevitável, já que traz diversos benefícios aos condôminos e gestores, tornando as reuniões muito mais práticas e acessíveis e, desse modo, derrubando a resistência que ainda possa existir ao uso da ferramenta.
Ficou interessado em implantar um sistema de assembleia virtual no seu condomínio? Então, leve a informação aos demais condôminos para viabilizar essa decisão. É fácil, compartilhe este post em suas redes sociais!
Para ajudar a sua administradora, desenvolvemos um modelo de convocação de assembleia para a sua administradora utilizar para garantir maior quórum.
