Já é rotina de qualquer condomínio realizar uma assembleia para resolver pendências e tomar decisões. Nos últimos tempos, com a necessidade de se adaptar às condições de isolamento e home office, a assembleia tem sido feita em ambiente virtual.
Para isso, a modalidade é comumente conhecida como assembleia virtual, mas também é chamada de assembleia online ou assembleia digital.
Oferecida como ferramenta em softwares para condomínios, a assembleia de condomínios online possui a mesma estrutura de funcionamento que uma presencial.
Contudo, adicionado ao ambiente virtual, as barreiras físicas são ultrapassadas, se tornando uma ótima solução para quem enfrenta problemas com presença, organização e objetividade.
Continue lendo para entender tudo sobre assembleias virtuais e veja, também, o vídeo que explica esse conceito com mais detalhes.
O que é a assembleia virtual
A assembleia virtual nada mais é que uma assembleia como qualquer outra, seu único diferencial é no fato de que ela não necessita de um ambiente físico.
Sendo assim, tudo o que é aplicado às assembleias tradicionais, também é aplicado às virtuais. Isto é, diretrizes, protocolos, leis, votação, etc.
A única diferença que devemos destacar é a legalidade da assembleia online em si, bem como a validação jurídica em seus processos, como votação. Pensando nisso, foi criada uma lei que vamos detalhar logo abaixo.
A legislação da assembleia online
Como falamos anteriormente, tudo aquilo que já era aplicado nas assembleias tradicionais, também é aplicado da mesma forma nas virtuais, inclusive as diretrizes legais. A única diferença será nas orientações legais para a execução da assembleia propriamente dita, vamos elaborar.
No dia 12 de Junho de 2020, entrou em vigor a lei Lei 14.010/20, popularmente chamada de Lei da Pandemia. Esta por sua vez, citava que, para realizar uma assembleia virtual em condomínio é preciso que ela esteja prevista na Convenção de Condomínio.
Contudo, a lei tinha validade limitada até o dia 30 de outubro do mesmo ano. Por isso, desde seu fim, as dúvidas sobre a legalidade da assembleia virtual retomaram o foco dos profissionais do mercado condominial.
O fato é que as assembleias virtuais não são proibidas por lei, portanto, mesmo com o fim da lei 14.010, pode-se sim usufruir desse método de assembleia. Mas para isso, deve se atentar à dois quesitos de extrema importância:
- A assembleia virtual deve ser prevista em convenção de condomínio. Para isso, é preciso aprovação de 2/3 dos condôminos;
- É preciso ter à disposição uma ferramenta que garanta a validade jurídica da assinatura eletrônica dos participantes da assembleia.
Mantendo esses dois critérios em dia, a manifestação dos participantes poderá ocorrer por qualquer meio eletrônico indicado pelo administrador.
Como fazer uma assembleia virtual
A assembleia online funciona a partir de um aplicativo ou sistema de software para administradora de condomínios, que possibilita que os condôminos tomem conhecimento sobre as questões importantes do condomínio.
Dessa forma, toda a realização da assembleia é feita de forma automática, assim como a contabilização dos resultados de uma votação. No entanto, para que tudo ocorra de maneira correta, é preciso atentar-se para alguns fatores, como:
- edital e convenção: o primeiro passo para adotar a assembleia virtual é alterar a convenção do condomínio, caso ele determine que as reuniões devem ocorrer de forma presencial. Contudo, para isso, é preciso aprovação de 2/3 dos condôminos. Esse momento também pode ser útil para fazer o edital da assembleia;
- pautas: o ideal é iniciar com pautas mais leves e simples que não vão gerar grandes discussões, para que, assim, ocorra maior aceitação por parte dos condôminos;
- votações: é importante fazer uso da certificação digital, para que cada morador tenha uma assinatura eletrônica. Esse recurso, além de garantir maior segurança contra o risco de ocorrer fraudes, proporciona maior autenticidade dos votos.
A assinatura eletrônica garantirá segurança, uma pauta simples resultará em maior produtividade e a realização em ambiente virtual trará flexibilidade e autonomia para os condôminos.
Assembleia híbrida ou mista
Outra forma de executar uma assembleia é mesclando o presencial com o online. Esta é uma boa opção para condomínios que possuam condôminos mais resistência à tecnologia.
A assembleia híbrida pode ocorrer de duas formas:
- Ao vivo;
- Aberta.
Ao vivo
No modo ao vivo, é como se ocorressem duas assembleias ao mesmo tempo, uma presencial e outra online. Dessa forma, simultâneo ao encontro presencial, outros participantes podem agregar no debate por meio de uma chamada de vídeo ao vivo. Essa modalidade é interessante por atender as necessidades e preferências de todos os participantes.
Aberta
No modo aberto, também ocorrem duas assembleias. Destas, uma é online e focada nas discussões de assuntos pautados e, a outra, posterior à discussão, é realizada presencialmente para validação final de votos e tomada de decisão.
Quais os benefícios da assembleia online?
O objetivo das assembleias de condomínios é discutir e decidir a respeito de situações que fazem parte da rotina dos condôminos. Nesse sentido, a assembleia online nada mais é que uma versão online da reunião tradicional.
Sendo assim, o funcionamento será igual ao do ambiente físico, só que aliado às vantagens do virtual. Para você compreender isso melhor, separamos alguns benefícios que essa nova modalidade oferece. Confira!
Maior participação dos condôminos
Naturalmente, devido à correria do dia a dia, é bastante comum ocorrer faltas na realização da assembleia. Em uma situação de quarentena então, em que é proibido aglomeração de pessoas em um espaço físico, fica mais complicado ainda. Nessas circunstâncias, optar por uma reunião de condomínio online se tornou uma necessidade para dar sequência às questões condominiais.
Em uma pesquisa realizada pelo Group Educa, foi identificado que o quórum de participação nas assembleias aumentou em 50% com a adoção do método online.
Por exemplo, suponhamos que a assembleia foi marcada em um sábado, mas três moradores estão viajando de férias, outro a trabalho e um está doente. No digital, o morador que está doente pode participar de sua casa com tranquilidade e os que estão viajando podem acessar a assembleia pelo aplicativo de onde estiverem.
Sendo assim, escolher um sistema de condomínios online resultará em mais autonomia e praticidade para o condômino. Isso porque ele poderá assistir e votar por meio do celular, dispensando a necessidade de um encontro presencial. Ou seja, essa ação além de garantir mais agilidade e precisão no processo de decisão, também transcende o isolamento social.
Reduz a falta de objetividade
Um dos principais motivos para ocorrer um número significativo de faltas nas assembleias presenciais é a falta de objetividade. Ou seja, assuntos que poderiam ser resolvidos em questão de minutos acabam levando horas e isso gera um desinteresse por parte do condômino em participar da reunião.
Contudo, a partir do momento em que a assembleia de condomínio é feita de forma online, esse problema é solucionado. Isso porque, a tomada de decisão é exercida de forma objetiva por meio de enquetes, as discussões são amenizadas e todo o processo é executado de forma mais rápida. Vale considerar que, por meio de um aplicativo para condomínios, é possível anexar atas e documentos complementando a assembleia virtual.
Economia de tempo e dinheiro
A assembleia online, uma vez implementada, torna perceptível a eliminação dos gastos referentes à locação de cadeiras e outros materiais necessários para realização da reunião. Além disso, por dispensar a necessidade de estar presente, os condôminos gastam menos tempo na decisão dos assuntos do condomínio.
Outra vantagem é o fato de que o sistema online disponibiliza para os moradores um resumo das discussões que foram realizadas, facilitando a compreensão dos assuntos em pauta.
Tecnologia a favor da assembleia online
Se há pouco tempo atrás adotar soluções tecnológicas na sua administradora era um diferencial, hoje é imprescindível para que seu negócio continue de pé. E a tendência é que esse processo de modernização tecnológica das administradoras se intensifique cada vez mais.
A pandemia do covid-19 acentuou a aceleração de um processo de transformação digital que já vinha acontecendo há alguns anos. Embora as buscas por ferramentas como a assembleia online já estivessem em ritmo de crescimento exponencial, uma pesquisa realizada pela Group Software detectou um crescimento de 430% na procura por essa tecnologia no período de pandemia.
Em uma entrevista para o Portal IG, Danilo Frota, Diretor do Super app COM21 da Group Software explica:
“A vida dentro dos condomínios sofreu uma mudança radical com a pandemia. Os moradores permanecem mais tempo dentro das suas unidades, a quantidade de encomendas recebidas aumentou exponencialmente, o uso dos espaços comuns foram submetidos a novas regras e várias decisões emergenciais precisam de agilidade com a devida garantia jurídica.”
Plataformas de assembleia virtual
Entendemos o que são, quais as vantagens e como organizar uma assembleia virtual. Pensando nisso, falta apenas entendermos quais tipos de plataforma oferecem esse tipo de solução.
Assembleias online são feitas por meio de softwares, mas isso não aplica apenas a computadores. Como já mencionamos, tudo pode ser feito na palma da mão, e é aí que entram os softwares desenvolvidos para uso mobile, ou seja, aplicativos. Vamos destrinchar…
Softwares online para administradora de condomínios
Essa já é uma tecnologia muito conhecida, e não é para menos. Afinal, sistemas online para administradora de condomínios são responsáveis por oferecer diversas vantagens para a gestão condominial, como:
- Mobilidade;
- Segurança;
- Automação de vários processos;
- Redução de custos;
- Informações atualizadas em tempo real;
- Backup e melhor armazenamento de dados, entre outras.
Como a plataforma é armazenada na nuvem, além de dispensar gastos com servidores, ela também provê imensa mobilidade, praticidade e segurança. Basta ter acesso à internet que é possível usufruir da plataforma de onde e quando quiser. Fora isso, uma vez que todos os seus dados serão digitalizados e armazenados na nuvem, não há necessidade de se preocupar com falhas técnicas nos computadores. Suas informações estarão guardadas da forma mais segura possível.
Um software online também oferece automações. Estas por sua vez são capazes de eliminar tarefas repetitivas e desgastantes. A partir disso, é notada uma drástica redução de custos e otimização do esforço, trazendo melhores resultados.
Super APP para condomínio
Isso mesmo! Não se contente apenas com um software para computadores quando também se pode ter a gestão da sua empresa em versão mobile, através de um super app.
Além de ser uma plataforma para fazer assembleia virtual, um aplicativo para condomínios é capaz de lhe oferecer diversas outras vantagens e soluções para qualquer área da gestão condominial em apenas uma plataforma, como por exemplo:
- Comunicados segmentados;
- Envio de cobrança automático;
- Inteligência artificial;
- Ligação inteligente;
- Integração com o WhatsApp;
- Relatórios financeiros;
- Rede social e muito mais.
Outro quesito interessante que algumas dessas plataformas podem oferecer, é a capacidade de integrar com outras plataformas de comunicação.
Sendo assim, um aplicativo que oferece suporte para assembleias online, além de permitir videochamadas por meio de plataformas como o Zoom, irá, certamente, potencializar sua comunicação.
As assembleias virtuais são uma ameaça para as presenciais?
De forma alguma! Na verdade, o ideal é que as duas modalidades se complementem, de forma a proporcionar maior participação dos condôminos e moradores em geral. Sendo assim, as pessoas que ainda não se adaptaram ao digital podem seguir no formato tradicional, enquanto aquelas que têm mais dificuldade em participar presencialmente podem fazer jus ao seu direito de voto no formato online.
Como vimos, a assembleia virtual é uma nova forma de aumentar o acesso e a participação de condôminos nas decisões importantes do condomínio. Síndicos e administradores devem estar sempre atentos a essas possibilidades para manter uma gestão mais ágil e eficiente. Nessas horas, contar com a tecnologia certa faz toda a diferença!
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