Uma vez que você sabe o que é uma assembleia condominial, é preciso saber como executá-la. Sendo assim, organização, objetividade e informação são os 3 pilares de uma Assembleia de Condomínio de sucesso. Isto porque é nela que se decide todas as questões de comum interesse dos condôminos, como: prestação de contas, tomada de decisões importantes e esclarecimento de dúvidas sobre a administração condominial, entre outros.
Se a assembleia de condomínio for eficaz, as pendências da administração são resolvidas e o seu patrimônio é valorizado. Afinal, quem não gostaria de morar em um local bem administrado, não é mesmo? Então, confira as dicas e saiba como fazer uma Assembleia de condomínio assertiva.
Assembleia virtual, mista ou normal
A maioria das dicas a seguir devem ser consideradas para qualquer um dos tipos de assembleia condominial, seja ela normal, online ou mista.
Contudo, é preciso deixarmos claro que, dentre esses três métodos de aplicação, a assembleia virtual é o melhor deles. Isso porque este é o ambiente mais conveniente para a participação do condômino.
No meio online, a participação dos condôminos é altamente otimizada, uma vez que por lá, a assembleia pode ser acessada de qualquer lugar. Sendo assim, o condômino pode participar mesmo passando mal, fora de casa e ultrapassando muitos outros fatores que impossibilitaria sua participação em uma assembleia convencional.
1. Garanta que seu quórum seja alto
Uma Assembleia deve ser rápida, dinâmica e eficiente. Normalmente, os condomínios realizam Assembleias anuais, porém, essa prática pode fazer com que se acumule vários assuntos e que a reunião fique extensa e perca o foco.
O ideal mais comum entre as administradoras é organizar Assembleias menores e mais objetivas, de modo a separar as prioridades condominiais. Dessa forma, as Assembleias se tornam uma tarefa menos cansativa para os condôminos e com certeza fará com que o quórum seja alto nos demais encontros.
1.1 Elabore um edital de convocação de assembleia atrativo
Sabemos que um dos desafios para a realização de uma assembleia condominial, sem dúvidas, é a presença de todos os condôminos. Com um baixo quórum, tomar decisões de uma administração pode ser uma tarefa bem complicada, além de não passar as informações necessárias para todos os interessados.
O interesse de participar da Assembleia é do condômino, porém, como administradores, nós podemos torná-la um evento mais atrativo. Dessa forma, no lugar de apresentar uma pauta de reunião longa e com muitos tópicos, podemos deixá-la mais objetiva.
Uma boa estratégia é fazer pesquisas sobre quais pontos os condôminos têm mais interesse de discutir na Assembleia; e assim, incluí-los na pauta. Dessa maneira, serão tratados os assuntos pautados pela administração, mas também serão discutidas questões que os condôminos exigem que sejam faladas. Isso pode fazer com que mais pessoas se interessem no encontro, pois são assuntos de interesse geral.
Além disso, estipule uma média de duração para a reunião, – que não ultrapasse 2 horas – sendo assim, os condôminos já têm mais segurança de que a Assembleia será objetiva.
1.2 Facilite a presença dos condôminos
Com uma pauta mais atrativa, chamando a atenção dos condôminos, é hora de deixar a reunião mais acessível para os interessados. Para isso, precisamos facilitar, de todas formas possíveis, a presença dos condôminos. Isso envolve desde o envio da pauta até a condução da reunião. Todos os processos de uma Assembleia devem ocorrer da melhor forma, para que o quórum seja superior nas seguintes.
Nesse quesito, a assembleia virtual que falamos anteriormente é perfeita. Para isso, uma ótima solução são os aplicativos para condomínio.
Isso porque, por meio deles, é possível realizar a assembleia até por meio do celular, tornando o acesso à ela ainda mais fácil para o participante.
1.3 Utilize todos os canais de comunicação
Uma forma de facilitar para os condôminos é enviar o edital de convocação com antecedência. Fazendo isso, deixamos mais fácil para o convocado se programar para participar. Logo, você deve fazer o uso de todos os canais de comunicação disponíveis. Utilize a internet à seu favor, se tiver algum portal interno, ou rede social, insira todas as informações e envie para os condôminos.
É importante também, manter contato com os condôminos até o dia da Assembleia. Então, envie lembretes semanais – utilize os grupos de Whatsapp, Facebook, etc – na véspera; e fique à disposição para possíveis esclarecimentos sobre o edital.
Além de usar os canais digitais, não esqueça dos métodos tradicionais que também são eficazes e fazem a diferença. Portanto, deixe cópias do edital no quadro de avisos, na portaria e deixe todos envolvidos com tarefas no condomínio – porteiro, síndico, etc – alinhados com as informações da Assembleia, para esclarecer possíveis dúvidas dos condôminos; e claro, promover a divulgação boca-a-boca.
1.4 Se atente à data
Dependendo da quantidade de unidades no condomínio, você consegue negociar a data com os condôminos. Porém, se não conseguir, se atente para não marcar próximo a algum feriado prolongado ou em época de férias escolares, por exemplo.
1.5 Em caso de assembleia de condomínio tradicional, utilize as estruturas do prédio
Em prédios de menor porte, é possível realizar a Assembleia no próprio apartamento do síndico. Mas, caso o número de condôminos seja alto, utilize as estruturas do prédio, como espaço para reuniões, convenções, etc.
Prepare o local com antecedência, veja se há lugares suficientes e outros materiais que sejam necessários para a Assembleia; como por exemplo, recursos multimídia, para a apresentação de slides com os pontos que serão apresentados na reunião.
Priorize o bem estar e enalteça os presentes. Então, seja pontual, comece no horário e organize um café ou lanche para os condôminos.
2. Garanta que os condôminos estejam alinhados
A transparência é essencial para uma boa gestão de condomínios, correto? A Assembleia não é nada mais do que um encontro para discutir questões administrativas de interesse de todos do condomínio.
Então, já que é interesse geral, devemos deixá-los amplamente informados sobre todos os aspectos que serão discutidos na reunião antecipadamente.
Dessa forma, envie, junto à pauta da reunião, números, gráficos, evoluções e todas as estatísticas necessárias para o condômino ficar a par do assunto que será discutido ou votado na Assembleia.
Se coloque à disposição para possíveis dúvidas, para que todos cheguem alinhados na Assembleia e ela se torne mais dinâmica.
3. Deixe sua assembleia mais objetiva
Na visão dos condôminos, estar em uma Assembleia é algo cansativo e não está em suas prioridades. Isso acontece muito por conta do tempo em que a reunião dura.
Como muitas administradoras sugerem, os encontros são anuais e por isso os assuntos são acumulados ao longo de 12 meses. Com isso, temos assembleias que duram 4, 5 e até 6 horas. Isso desmotiva o condômino de estar presente. Embora ele esteja interessado na Assembleia, não tem todo esse tempo no dia.
Portanto, o ideal é termos assembleias com pautas menores e objetivas, que durem no máximo 2 horas. Mesmo que seja necessária a marcação de outra chamada, para tratar demais assuntos. Dessa forma, mesmo que você trate menos assuntos em uma reunião de 2 horas, você estimula os condôminos a participarem das seguintes.
4. Torne a assembleia eficiente
A primeira coisa a se fazer antes do início da Assembleia, é a escolha do Presidente da mesa. Ele será o responsável pelo bom andamento da reunião, pelo controle do horário e dos assuntos tratados. Cabe a ele manter a Assembleia no ritmo certo e não deixar perder o foco das prioridades do encontro.
Por isso, é extremamente importante a escolha de alguém neutro, respeitado por todos e que tenha conhecimento das regras internas do condomínio.
4.1 Contorno de objeções na assembleia de condomínio
Após pontuar na pauta todos os assuntos necessários e de interesse dos condôminos, devemos segui-la fielmente. Assim, a Assembleia se torna mais assertiva e não perde o foco proposto previamente.
Com isso, devemos evitar o tópico “Assuntos gerais” durante a reunião. Isso porque, abre espaço para diversos assuntos que não são o foco de discussão da assembleia.
Logo, se há algum assunto abordado por um condômino que não faz parte da pauta, ele deve ser anotado pelos responsáveis da assembleia, para ser tratado em outro encontro, ou de outra forma. O importante é que ninguém fique sem feedback. O condômino deve ficar ciente que sua questão não é foco da reunião, mas que entrará em pauta assim que possível.
Seguindo as dicas acima, com certeza você terá um quórum alto e uma Assembleia de condomínio mais rápida, dinâmica e eficaz. Dessa forma, todos os condôminos estarão engajados com a administração e as pendências serão resolvidas com maior eficiência.
Para te auxiliar ainda mais nas próximas assembleias condominiais que você executará, separamos no banner abaixo um infográfico que pode ser usado como guia para como fazer uma assembleia virtual de condomínio.
