Dentre as preocupações da gestão de condomínios, é certo dizer que a segurança e a transparência são questões primordiais.
A prestação de contas pode ser um momento conturbado quando o síndico ou as comissões de gestão discordam de gastos efetuados pela administradora.
Além disso, internamente, é importante que a empresa tenha um controle eficiente sobre as contas e pagamentos, para evitar erros causados por descuidos ou enganos dos profissionais.
Para evitar esse tipo de problema, os sistemas da Group Software possuem funções para a aprovação de alçada. A administradora pode determinar regras para que pagamentos acima de determinados valores tenham que passar pela aprovação de usuários específicos antes de serem efetuados.
Para exemplificar o uso dessa funcionalidade, imaginemos dois cenários: um que ilustra as vantagens para a prestação de contas e outro que demonstra a utilização no controle interno da administradora.
A prestação de contas
Um condomínio está em reforma. Dada a complexidade do empreendimento, a administração conta com conselhos fiscais e subsíndicos, além de um conselho especial para vistoriar a obra.
Nesses casos, a aprovação de alçada funciona como uma pré-auditoria. A administradora determina que gastos acima de R$ 100,00, por exemplo, devam passar por aprovação do síndico e do conselho. Assim, se for necessário fazer compras menores, como parafusos, o fluxo não é interrompido. No caso de gastos acima do limite, como tinta para finalizar a pintura de paredes, o sistema não permite a efetivação do pagamento sem aprovação dos usuários determinados.
Dessa forma, a gestão tem mais controle para evitar que a obra ultrapasse o orçamento previsto. Caso o gasto seja muito alto, como acima de R$ 1000,00, o síndico é notificado e pode apurar se o valor está dentro da margem e se a cotação obedeceu às regras impostas. Para a administradora, o recurso significa a facilidade de ter os gastos acordados antes do pagamento.
O controle interno
Uma administradora conta com um supervisor de contas a pagar e alguns operadores, responsáveis pela gestão de uma carteira de condomínios. Da mesma forma, é possível determinar que compras em valores a partir de um determinado teto tenham que passar pela aprovação do supervisor antes de serem efetuadas. Dessa forma, a administradora evita problemas relacionados a erros na cotação e custos extraordinários são obrigatoriamente reavaliados. Essa função é também uma garantia de um serviço mais transparente e cuidadoso.
Como usar?
Recomendamos entrar em contato com o nosso suporte para informações mais detalhadas sobre como a sua administradora pode tirar melhor proveito da aprovação de alçada. Você também encontra informações adicionais acessando o nosso manual!
