Descubra as funções que um aplicativo para condomínio deve ter para simplificar a gestão e evitar retrabalho e veja como escolher o ideal!
Contar com um aplicativo para condomínio eficiente deixou de ser um diferencial e passou a ser uma necessidade estratégica para administradoras que desejam crescer sem sobrecarregar suas equipes.
Afinal, administrar dezenas de condomínios exige organização, agilidade e muito jogo de cintura para lidar com a rotina intensa de solicitações, boletos, assembleias e comunicação com moradores.
Mais do que um canal de comunicação, um bom aplicativo para condomínios centraliza informações, automatiza processos, integra-se ao sistema de gestão da administradora e simplifica a rotina — promovendo uma gestão mais fluida e escalável e aumentando a satisfação dos moradores.
Mas, com tantas opções no mercado, como saber qual app realmente faz a diferença na prática?
Neste conteúdo, mostramos como essa tecnologia pode transformar sua operação e reunimos os principais critérios para ajudar você a escolher o aplicativo ideal para sua administradora.
Boa leitura!
Como a tecnologia tem influenciado a vida em condomínios
Os aplicativos para condôminos ganharam relevância nos últimos anos, com o avanço rápido da tecnologia e as mudanças no mercado. Afinal, muitas dessas transformações tiveram impacto direto na rotina dos condomínios.
Por exemplo, o crescimento do e-commerce e do volume de compras on-line levou o número de encomendas recebidas pelos condomínios a crescer exponencialmente. Assim, novos processos passaram a ocupar a rotina de porteiros e zeladores: receber pacotes, identificar os destinatários, notificar as unidades, registrar as retiradas...
Além disso, reuniões virtuais e outras atividades on-line têm se tornado cada vez mais comuns, e não é diferente com as assembleias de condomínio. Assembleias virtuais facilitam o trabalho de gestores e oferecem mais independência aos condôminos, mas precisam ser feitas em plataformas adequadas e seguirem a legislação.
O uso da tecnologia também tem ditado outras rotinas dos moradores e do condomínio, como o pagamento das taxas condominiais, o controle da portaria e até mesmo a guarda de documentos.
Por isso, administradoras e condomínios que buscam mais agilidade, segurança, economia, transparência e conveniência têm adotado aplicativos de gestão condominial para simplificar a rotina.
Aplicativo para condomínio: o que é e para que serve?
Um aplicativo para condomínios é um programa que pode ser instalado em smartphones, tablets ou computadores e oferece funcionalidades para a gestão, a convivência, o aumento da segurança e a comodidade em condomínios.
Esse tipo de app pode ser usado por administradoras, síndicos, funcionários e moradores e pode oferecer funcionalidades que simplificam diversas rotinas de gestão condominial, como:
- convocação e realização de assembleias;
- envio de comunicados;
- envio de boletos;
- prestação de contas;
- gestão de áreas de lazer;
- gestão de portaria e encomendas;
- mediação de conflitos.
Funcionalidades que fazem a diferença na prática
Um bom aplicativo para condomínios precisa ir além do básico. Afinal, ele deve realmente ajudar a otimizar a rotina de gestão condominial e simplificar o dia a dia dos moradores.
Por isso, é essencial que o app tenha funcionalidades que atendam às demandas da administradora, dos síndicos e dos condôminos.
Veja, a seguir, algumas das funcionalidades mais relevantes que fazem diferença na prática na gestão condominial.
Comunicação com moradores e funcionários
Uma comunicação eficaz é essencial para manter a harmonia e o bom funcionamento dos condomínios, e um aplicativo pode ser determinante para simplificar esse tipo de processo.
Alguns apps oferecem diferentes funcionalidades relativas à comunicação, como:
- envio de comunicados segmentados por bloco, torre ou unidade;
- abertura de chamados;
- notificações enviadas por diferentes canais, como SMS, WhatsApp, e-mail ou ligação;
- envio automático de boletos;
- rede social interna, para interação entre os moradores;
- livro de ocorrências digital.
Votação on-line e assembleias virtuais com controle de quórum
Embora tenham ganhado grande destaque durante a pandemia, as assembleias virtuais foram ratificadas em 2022 pela Lei 14.309 e têm se tornado cada vez mais populares.
Afinal, oferecem aos condôminos a comodidade de estarem presentes na reunião de qualquer lugar. Já para a administração, podem significar uma maior adesão.
No entanto, é essencial que a assembleia seja realizada em um ambiente virtual adequado, que permita a participação de todos e tenha registro de presença e de votos, além de elaboração e disponibilização da ata de acordo com a legislação.
Nesse sentido, um aplicativo para condomínio pode oferecer a funcionalidade de assembleias virtuais com videochamada, anexo de documentos, lista de presença e contabilização dos votos.
Leia também: Saiba tudo sobre a realização de uma assembleia virtual no condomínio!
Malote digital
Embora importantes, os malotes físicos apresentam alguns desafios para a administradora e síndicos. Por exemplo, a necessidade de espaço físico, o cuidado com o transporte e a segurança dos documentos e o deslocamento de pessoal.
Por isso, o malote digital via aplicativo é um recurso que facilita a troca de documentos e arquivos entre os condomínios e a administradora.
Assim fica mais simples, por exemplo, receber notas ficais enviadas pelos síndicos e enviar para eles documentos que precisam de aprovação, garantindo rastreabilidade, transparência e segurança no envio e recebimento.
Acesso dos moradores a documentos e boletos de forma autônoma
O aplicativo para condomínio pode servir, também, como um repositório para centralizar documentos importantes da gestão condominial, simplificando o acesso dos moradores e reduzindo o número de solicitações recebidas pela administradora e pelos síndicos.
Por exemplo, muitos aplicativos oferecem a possibilidade de disponibilizar o regimento interno e a convenção para acesso dos moradores, assim como outros documentos relevantes, como regulamentos de áreas de lazer específicas.
Além disso, muitos apps também permitem disponibilizar os boletos condominiais — contando, inclusive, com lembretes automáticos de pagamento.
Reserva de áreas comuns
Outro ponto importante em um aplicativo para condomínio é a função de reserva de espaços. Afinal, garantir a organização e o uso adequado das áreas comuns pode ser um desafio e gerar conflitos entre moradores.
Nesse sentido, o aplicativo de condomínio pode facilitar a rotina dos síndicos e moradores com funcionalidades como:
- visualização em tempo real da disponibilidade dos espaços;
- reserva direto pelo aplicativo;
- configuração de regras como quantidade de reservas e horários permitidos.
Prestação de contas simplificada
Para além de uma rotina mais simples para os condomínios, um aplicativo também pode oferecer mais tranquilidade para a administradora, otimizando processos como a prestação de contas.
Isso porque alguns aplicativos para condomínio permitem disponibilizar balancetes em tempo real para acompanhamento do síndico e até mesmo dos moradores, aumentando a transparência e, consequentemente, a confiança na gestão.
Além disso, com as integrações adequadas, também é possível emitir e enviar a pasta de prestação de contas de forma digital pelo app, simplificando ainda mais o dia a dia da gestão.
Gestão da portaria
Você sabia que é possível integrar alguns aplicativos ao sistema de controle de acesso do condomínio? Assim, os moradores podem fazer a liberação de convidados e prestadores de serviço na portaria diretamente pelo celular, agilizando o processo sem abrir mão da segurança.
Além disso, com um aplicativo para condomínio também fica mais fácil fazer a gestão de encomendas, desde o recebimento até o registro de retirada dos pacotes.
Personalização
Por fim, uma funcionalidade essencial em aplicativos para condomínio é a personalização.
À primeira vista, pode parecer pouco importante se o aplicativo leva o nome original ou se tem a identidade visual da administradora. Porém, esse recurso exerce um papel importante no reforço da marca.
Afinal, quando os síndicos e condôminos acessam um aplicativo que carrega a identidade visual da administradora, a percepção de profissionalismo e confiança pode aumentar.
Além disso, os benefícios e funcionalidades oferecidos pela plataforma passam a ser diretamente associados à empresa, reforçando sua autoridade tanto para os clientes quanto para o mercado. Dessa forma, a satisfação dos usuários se conecta diretamente aos serviços prestados pela administradora, garantindo clientes fidelizados e até mesmo promotores da marca.
Por isso, a personalização do app é uma funcionalidade bastante relevante para aplicativos de condomínio.
O que considerar ao escolher um aplicativo para a administradora?
Existem diversos aplicativos para condomínio no mercado, e nem sempre apenas as funcionalidades oferecidas são o suficiente para tomar a melhor decisão.
Há outros critérios importantes a se considerar na escolha de um app de gestão condominial. Por isso, organizamos a seguir alguns pontos a que é importante se atentar. Confira!
Considere as necessidades específicas da administradora e dos condomínios
Antes de escolher um aplicativo, é essencial identificar quais são as necessidades específicas da administradora e dos condomínios. Afinal, cada administradora pode ter demandas diferentes em termos de gestão financeira, comunicação, controle de acessos, reservas de espaços comuns, entre outros.
Portanto, analisar essas necessidades é fundamental para garantir que o aplicativo escolhido ofereça as funcionalidades adequadas para atender a esses requisitos.
Segurança e privacidade dos dados
A segurança e a privacidade dos dados são aspectos críticos ao selecionar um aplicativo para condomínio. Certifique-se de que o aplicativo adota medidas de segurança robustas para proteger as informações dos moradores e garante que o acesso aos dados seja restrito apenas às pessoas autorizadas.
Além disso, verifique se o aplicativo possui criptografia, backups regulares e outras medidas de segurança para evitar possíveis vazamentos ou invasões. Também é essencial saber se o aplicativo atende à LGPD.
Interface e usabilidade do aplicativo
A interface e usabilidade do aplicativo são fatores importantes para a adoção e aceitação pelos usuários. Um aplicativo com uma interface intuitiva e amigável facilita o uso pelos moradores e síndicos, reduzindo a curva de aprendizado e tornando a experiência mais agradável.
Por isso, conhecer a interface e verificar a facilidade de navegação é fundamental para garantir a adesão ao aplicativo e a eficácia no dia a dia.
Suporte dedicado
Ao selecionar um aplicativo para condomínio, é essencial considerar o suporte oferecido pela empresa responsável.
Por isso, na hora de escolher o app, verifique se há canais de atendimento ao cliente disponíveis para esclarecer dúvidas, resolver problemas técnicos e fornecer assistência sempre que necessário.
Um bom suporte técnico é fundamental para garantir uma experiência tranquila e para sanar eventuais dúvidas durante o uso do aplicativo.
Escalabilidade do sistema
Também é fundamental que o aplicativo seja escalável, ou seja, capaz de acompanhar o crescimento da administradora sem perder performance, organização ou agilidade.
Assim, a administradora garante que o investimento continue relevante mesmo com a expansão da base de condomínios atendidos.
6 dicas para otimizar a gestão com um aplicativo para condomínio
Mesmo depois de escolher o aplicativo para condomínio ideal, é muito importante garantir que ele será usado da melhor forma possível e vai, de fato, otimizar a gestão condominial e a rotina dos clientes.
Para isso, algumas dicas podem ajudar.
1. Capacite sua equipe e os responsáveis em cada condomínio
Oriente a equipe da administradora e os síndicos dos condomínios para que eles se familiarizem com todas as funcionalidades do aplicativo. Assim, é possível aproveitar ao máximo os recursos do app.
2. Comunique a novidade aos moradores de forma estratégica
Ofereça à sua base materiais explicativos e sugestões de campanhas para que os síndicos comuniquem o lançamento do aplicativo nos condomínios, reforçando os benefícios de forma simples e acessível.
Além disso, a administradora também pode incentivar o uso das funcionalidades mais relevantes para os condomínios, de forma a aumentar a percepção de valor.
3. Centralize a comunicação e os documentos no aplicativo
Utilize o aplicativo como o principal canal de comunicação e informações entre a administradora e os condomínios.
Centralizar todos os comunicados, documentos, informações e dados relevantes no aplicativo torna a gestão mais transparente e acessível para todos, além de estimular o uso do app.
4. Garante que os dados estejam sempre atualizados
Informações desatualizadas geram desconfiança e atrapalham a experiência dos usuários.
Por isso, é importante manter os dados dos condomínios sempre atualizados no sistema.
5. Acompanhe os resultados do uso do app e colete feedbacks
Monitore a satisfação dos usuários após a implementação do aplicativo.
Realize pesquisas de satisfação entre os síndicos e moradores e esteja aberto a feedbacks, buscando sempre melhorar a experiência dos clientes.
Qual é o melhor aplicativo para condomínio?
O melhor aplicativo para condomínio do mercado é o Group COM.
Afinal, só com o Group COM a administradora tem mais de 20 funcionalidades para simplificar a rotina dos condomínios e tornar a administração mais prática e ágil. Confira:
- envio de segunda via de boleto;
- notificações via e-mail, SMS, WhatsApp, push e ligação inteligente;
- lembretes automáticos de pagamento de boletos;
- central de documentos com pasta de prestação de contas digital;
- assembleia virtual mais completa do mercado;
- gestão de encomendas;
- livro de ocorrências digital;
- balancete interativo;
- controle de acesso e integração com portarias digitais;
- reserva de espaços e serviços;
- e muito mais.
Fale com um consultor agora mesmo e conheça o app mais completo do mercado!
