A admissão digital está revolucionando o processo de integração de novos colaboradores.
Com o uso de ferramentas e plataformas online, é possível agilizar e simplificar a coleta, processamento e armazenamento das informações necessárias para contratação.
Essa abordagem traz praticidade, segurança de dados e uma experiência moderna para os colaboradores.
Nesse sentido, é importante conhecer como funciona a admissão digital, como realizar e suas vantagens. Por isso, te convido a ler esse artigo e saber mais sobre esse tema.
O que é admissão digital?
Sabemos que em uma contratação CLT, a empresa precisa ter o registro de todos os documentos de funcionários que são admitidos. São documentos usualmente solicitados:
- Foto 3×4 para o livro de empregados
- Carteira de Trabalho e Previdência Social
- Documento de Identidade
- Comprovante do CPF
- Número do PIS/PASEP
- Título de eleitor
- Comprovante de endereço
- Certificado de reservista (homens maiores de idade)
Documentos adicionais em caso de recebimento do salário-família:
- Certidão de nascimento dos filhos
- Caderneta de vacinação ou equivalente (filhos até 6 anos de idade)
- Comprovante de invalidez (dependente maior de 14 anos)
- Declaração de frequência escolar emitida pela instituição de ensino (filhos maiores de 6 anos)
Alguns cargos podem exigir documentos específicos, como carteira de motorista para viagens ou diplomas, certificações e carteira de conselho (OAB, CRM, entre outros) de acordo com a função exercida.
Na admissão tradicional, o funcionário deve levar a cópia desses documentos até a empresa. Contudo, na admissão digital, ele pode fazer isso via internet, através de um software para RH. Uma das facilidades disso é ter armazenado em um só lugar esses documentos.
Assim, a admissão digital é um processo de contratação de colaboradores que utiliza tecnologia e plataformas online para agilizar e simplificar o fluxo de informações e documentos relacionados à contratação
Dessa forma, isso resulta em um processo mais eficiente, seguro e sustentável, eliminando a necessidade de documentos físicos e permitindo uma integração mais rápida dos novos colaboradores à equipe.
Como fazer uma admissão digital
Primeiramente, pesquise e escolha uma plataforma ou software especializado em admissão digital que atenda às necessidades da sua empresa. Por isso, certifique-se de que a plataforma ofereça recursos de coleta de dados, assinatura eletrônica e armazenamento seguro.
Outro ponto importante, que pode ajudar muito o processo do time de RH, é escolher um software integre a plataforma de admissão digital com outros sistemas internos, como o departamento de recursos humanos, folha de pagamento ou sistemas de gerenciamento de funcionários. Como é o caso, por exemplo, do Group Pessoas.
Então vamos lá!
Antes de tudo, instrua os candidatos a digitalizarem os documentos necessários, como carteira de identidade, CPF, comprovante de residência, entre outros. Isso pode ser feito usando um scanner, aplicativos de scanner de documentos ou até mesmo tirando fotos claras dos documentos com um smartphone.
Assim, utilize a funcionalidade de assinatura eletrônica da plataforma para obter as assinaturas necessárias nos documentos. Ademais, certifique-se de que os dados dos candidatos e documentos sejam armazenados de forma segura em servidores protegidos. A plataforma de admissão digital deve oferecer recursos de criptografia e segurança para garantir a confidencialidade e a integridade dos dados.
Logo depois, defina um fluxo de aprovação interno para garantir que os documentos sejam revisados e aprovados pelos departamentos relevantes, como recursos humanos ou gerência.
Por fim, mantenha o candidato informado sobre o andamento do processo de admissão. Então, envie atualizações, solicite informações adicionais, se necessário, e forneça instruções claras sobre os próximos passos.
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Por que digitalizar o processo de admissão?
Digitalizar o processo de admissão oferece diversas vantagens para as empresas, impulsionando a eficiência e melhorando a experiência tanto dos candidatos quanto dos profissionais de Recursos Humanos. Em primeiro lugar, a digitalização reduz significativamente o tempo necessário para coletar, processar e armazenar documentos, eliminando a necessidade de lidar com pilhas de papéis e arquivos físicos. Isso resulta em um processo mais ágil, permitindo que a empresa finalize a admissão e integração dos novos colaboradores de forma mais rápida.
Além disso, a digitalização proporciona maior segurança aos dados. Isso porque, os documentos digitais podem ser armazenados em plataformas seguras, protegidos por criptografia e sistemas de autenticação.
Outra vantagem é a melhoria da experiência do candidato. Ao adotar a admissão digital, a empresa demonstra um posicionamento moderno e alinhado às tendências tecnológicas, o que pode atrair talentos e transmitir uma imagem de inovação.
Outrossim, os candidatos têm a comodidade de preencher formulários e enviar documentos de forma online, sem a necessidade de deslocamento físico. Isso simplifica o processo para os candidatos e contribui para uma experiência mais positiva desde o início da relação entre a empresa e o colaborador.
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