Aprenda sobre a administração de condomínios, suas funções, responsabilidades, desafios e estratégias para uma gestão eficiente. Leia mais!
A administração de condomínios é uma tarefa difícil de executar. Para isso, o gestor responsável deve estar por dentro de tudo ao seu redor, além de conhecer sobre os mais diversos temas.
Isso porque, para gerir um condomínio, existem várias questões burocráticas, financeiras, legislativas e de convivência que devem ser mantidas em dia.
Considerando as dificuldades e a relevância do papel do gestor de condomínios, vamos aprofundar em tudo o que você precisa saber sobre todo o universo da administração de condomínios.
O que é administração de condomínio?
A administração de condomínios é o pilar fundamental para a harmonia e funcionalidade de espaços compartilhados. Seja um residencial, comercial ou misto, um condomínio bem administrado é essencial para assegurar o bem-estar dos moradores e o adequado funcionamento de suas estruturas.
A administração do condomínio deve ser levada em conta como a de qualquer outra empresa. Logo, para administrá-lo, é preciso considerar as seguintes questões:
- Gerenciamento de fundos para aplicação no condomínio;
- Boletos de pagamento da taxa condominial;
- Folha de pagamento dos funcionários;
- Demonstrativo de receitas e despesas;
- Encargos previdenciários mensais;
- Prestação de contas.
Além dessas, existem várias outras questões que regem o dia a dia condominial e fazem o empreendimento sobreviver de forma saudável.
Contudo, antes de nos aprofundarmos neles, é importante destacar que administração de condomínios pode ser feita de forma autônoma (por membros do condomínios em si) ou por terceiros. No segundo caso estamos nos referindo às administradoras.
Vamos entender suas diferenças.
Por que é importante uma boa administração de condomínios?
Uma administração eficiente não é importante apenas para garantir o bom funcionamento do condomínio, ela impacta diretamente na qualidade de vida dos moradores, proporcionando um ambiente seguro, limpo e organizado.
Além disso, uma boa gestão ajuda a valorizar os imóveis, pois a manutenção adequada e a gestão financeira transparente são fatores que atraem potenciais compradores e investidores.
Outro aspecto importante é a prevenção de problemas legais e financeiros. Também assegura que as contas do condomínio estejam sempre em dia, evitando a inadimplência e o endividamento.
Legislação relevante
A administração de condomínios no Brasil é regida por diversas leis e normas que visam garantir a transparência e a legalidade das ações tomadas pelos gestores.
O Código Civil brasileiro é uma das principais legislações, estabelecendo direitos e deveres dos condôminos e do síndico.
A Lei de Condomínios (Lei nº 4.591/64), complementada pelo Código Civil, traz disposições específicas sobre a administração e a convivência em condomínios.
Além disso, cada condomínio deve ter sua Convenção do Condomínio, um documento que rege as normas internas e deve ser seguido por todos os moradores.
Estrutura organizacional
O síndico é a principal autoridade e responsável pela administração diária. Ele pode ser um morador eleito ou um profissional contratado. Suas funções incluem a gestão financeira, a contratação de serviços, a supervisão de obras e a mediação de conflitos.
O subsíndico é o auxiliar direto do síndico e assume suas funções na sua ausência.
O conselho fiscal é composto por moradores eleitos que têm a função de fiscalizar as contas e a gestão financeira do condomínio, garantindo a transparência e a correta aplicação dos recursos.
Por fim, o conselho consultivo atua como um órgão de apoio, ajudando o síndico na tomada de decisões e na elaboração de estratégias para a melhoria do condomínio.
A diferença entre Administradora e Autogestão
A administração de condomínios pode sim ser feita apenas pelos condôminos, caso sejam capazes. Nessa situação chamamos a administração condominial de autogestão.
Os condomínios que seguem esse modelo administrativo também podem contratar profissionais específicos, como por exemplo, para assumir tarefas jurídicas ou até mesmo uma equipe dedicada.
Por outro lado, o condomínio também pode contratar uma pessoa jurídica para fazer a gestão. É nesse caso que entram as administradoras de condomínio.
Tratam-se de empresas que oferecem o serviço de gestão para um ou até vários condomínios. Além de prestarem o serviço, parte da proposta de valor dessas empresas também é o apoio tecnológico para facilitar questões diárias do dia a dia condominial.
Funções e responsabilidades de um administrador de condomínios
O administrador de condomínios, seja ele um síndico, subsíndico ou uma empresa especializada, precisa desempenhar suas tarefas com eficiência, transparência e comprometimento.
Entre as principais funções e responsabilidades estão a gestão financeira, a manutenção e conservação das áreas comuns, e a mediação de conflitos.
Gestão financeira e inadimplência
Uma das principais responsabilidades do administrador de condomínios é a gestão financeira.
Isso inclui a elaboração do orçamento anual, a arrecadação das taxas condominiais, o pagamento de fornecedores e a administração dos fundos de reserva.
Além disso, o administrador deve lidar com a inadimplência, que é um problema comum em muitos condomínios.
Manutenção e conservação
A manutenção e conservação das áreas comuns inclui a contratação e supervisão de serviços como limpeza, jardinagem, segurança, e pequenas obras de reparo.
Garantir que todas as instalações estejam em perfeito estado é fundamental para o conforto e a segurança dos moradores.
Além disso, o administrador deve planejar e executar manutenções preventivas, que ajudam a evitar problemas maiores no futuro e a prolongar a vida útil das instalações.
Isso envolve a criação de um cronograma de manutenção regular e a contratação de profissionais qualificados para realizar os serviços necessários.
Mediação de conflitos
Em um ambiente onde várias pessoas convivem em um espaço compartilhado, é natural que surjam desentendimentos e divergências.
O administrador deve atuar como um mediador imparcial, buscando soluções que satisfaçam todas as partes envolvidas.
Para isso, é essencial ter boas habilidades de comunicação e negociação, além de conhecer bem a convenção do condomínio e o regimento interno.
Quanto ganha um administrador de condomínio?
O salário de um administrador de condomínio pode variar bastante dependendo de diversos fatores, como a localização, o tamanho do condomínio e a complexidade das tarefas envolvidas.
A remuneração de um gestor de condomínio no Brasil pode oscilar entre R$ 3.000,00 e R$ 8.000,00 por mês.
Essa variação ocorre principalmente por conta da experiência do profissional, a carga horária e as exigências específicas de cada condomínio.
Estratégias para melhorar a administração do condomínio
Diversas estratégias podem ser implementadas para aprimorar a gestão de um condomínio.
No blog da Group Software, você encontrará dicas valiosas e soluções práticas para otimizar a administração do seu condomínio. Vamos explorar algumas dessas estratégias a seguir.
Treinamento e capacitação
A base de uma administração de condomínio de qualidade é o treinamento e capacitação da equipe de gestão.
Investir em cursos e workshops para síndicos, subsíndicos e conselheiros pode fazer toda a diferença.
Uma equipe bem treinada pode tomar decisões mais assertivas, evitar erros comuns e implementar práticas eficientes que beneficiam todo o condomínio.
Redução de custos e otimização de recursos
Realizar auditorias regulares para detectar desperdícios e oportunidades de economia pode resultar em uma gestão mais confiável.
Isso pode incluir a negociação de contratos com fornecedores, a implementação de práticas sustentáveis e o uso de tecnologias que ajudam a reduzir os gastos operacionais.
Cada centavo economizado contribui para a saúde financeira do condomínio e a satisfação dos moradores.
Estratégias para combater a inadimplência
A inadimplência é um dos maiores desafios enfrentados pelos administradores de condomínios.
Implementar táticas eficazes para lidar com a inadimplência é fundamental. Isso pode incluir a criação de um sistema de cobrança eficiente, a negociação de acordos de pagamento e a aplicação de penalidades conforme previsto na convenção do condomínio.
Além disso, é importante manter uma comunicação transparente e aberta com os moradores, explicando a importância de manter as obrigações financeiras em dia para o bem-estar de todos.
Reserva de fundos
Manter uma reserva financeira é essencial para lidar com emergências e grandes despesas futuras.
Essa reserva deve ser utilizada para cobrir imprevistos, como reparos urgentes ou a substituição de equipamentos.
Entenda melhor como usar o fundo de reserva no condomínio.
Monitoramento regular das finanças
Manter um monitoramento rigoroso garante a transparência e a confiança dos moradores na administração.
É importante a análise periódica dos relatórios financeiros, a verificação de receitas e despesas e a realização de auditorias internas.
Manter um controle das finanças permite identificar problemas rapidamente e tomar medidas corretivas antes que se tornem maiores.
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A tecnologia como forma de economia financeira
O uso de tecnologias pode gerar economia e melhorar a eficiência financeira do condomínio.
Ferramentas de gestão condominial, como softwares especializados, facilitam o controle financeiro, a comunicação com os moradores e a automação de processos administrativos.
Implementar tecnologias modernas pode reduzir o tempo gasto em tarefas burocráticas, diminuir erros humanos e permitir uma administração mais ágil e eficaz.
Transparência e relacionamento com os condôminos
A transparência na gestão financeira e a manutenção de uma comunicação aberta e eficaz com os moradores são aspectos fundamentais para a administração de um condomínio.
Obrigação da prestação de contas por lei (Código Civil)
A prestação de contas é uma obrigação legal prevista no Código Civil brasileiro.
O síndico ou administrador deve apresentar, de forma clara e detalhada, todos os gastos, receitas e movimentações financeiras do condomínio.
Isso deve ser feito regularmente, geralmente em assembleias, para que os condôminos possam acompanhar a gestão financeira.
Comunicação eficaz da situação financeira do condomínio
Já falamos como é importante manter os condôminos informados sobre a situação financeira do condomínio.
Utilizar ferramentas e práticas eficazes para a comunicação pode fazer toda a diferença.
Por exemplo, o uso do Group COM, uma plataforma que facilita a comunicação entre a administração e os moradores, pode ajudar a disseminar informações importantes de maneira rápida e eficiente.
Papel da assembleia do condomínio na gestão financeira
É nas assembleias que as contas são apresentadas e aprovadas, permitindo que os condôminos exerçam seu direito de fiscalização e controle.
A participação ativa dos moradores nas assembleias é essencial para a transparência e a legitimidade das decisões financeiras.
Além disso, as assembleias são momentos importantes para discutir o orçamento, planejar investimentos e decidir sobre eventuais reajustes na taxa condominial.
Como funciona a gestão de um condomínio?
A gestão ou administração de condomínios tem como princípio a forte relação entre administradora e síndico, bem como a distribuição de responsabilidade entre eles.
Sendo assim, para uma gestão ser bem sucedida, é preciso estar bem claro a função de cada uma dessas figuras.
Assista o vídeo abaixo e saiba mais:
O papel da Administradora de Condomínios
A especialidade, bem como o foco da administradora é em auxiliar o condomínio por meio do síndico.
Para isso, a administradora assume as demandas contábeis, jurídicas, administrativas e de gestão de pessoas do condomínio.
Outro papel importante da administradora é o apoio tecnológico. Isso significa que a prestadora de serviço pode e deve trabalhar com soluções digitais que otimizem o dia a dia do condomínio.
Não só pensando em gestão, essas tecnologias também devem ser pensadas nas tarefas do síndico e no cotidiano dos moradores e condôminos.
Por fim, a administradora de condomínios também deve prestar orientação, principalmente ao síndico. Isso porque, com sua vasta experiência, baseada em seus diversos clientes e tempo de mercado, a administradora detém maior conhecimento da administração de condomínios.
O papel do Síndico de Condomínio
O síndico é uma das figuras mais importantes do condomínio. Isso porque, além de suas demais funções, ele é a ponte que conecta a administradora ao empreendimento.
No mais, o síndico é uma figura que consegue enxergar mais de perto o condomínio, sendo capaz de atender às questões internas.
Dentre elas, uma de suma importância são as assembleias de condomínio. Esse é um procedimento muito comum em qualquer empreendimento do segmento. Considerando isso, o síndico é responsável por convocá-la e conduzi-la.
As assembleias são responsáveis por definir as questões mais importantes do condomínio, principalmente associadas à boa convivência no ambiente condominial, como a prestação de contas e o Regimento Interno.
O síndico também é responsável pela mediação de conflitos no condomínio. Dentre os mais comuns, estão a resolução de problemas relacionados a barulho em condomínio e aplicação da lei do silêncio. Para conflitos mais complexos, o tema deve ser discutido e resolvido na assembleia.
Vale lembrar que, advertência, multas e acionamento de autoridades podem ser recursos usados pelo síndico para suprimir tais conflitos. Contudo, o síndico deve agir da forma mostrada na imagem abaixo.
A relação entre administradora e síndico
Como mencionamos anteriormente, grande parte da função da administradora é auxiliar o síndico. Por isso, a relação entre eles começa na seguinte questão: o que a administradora pode oferecer para ajudar o síndico a realizar suas tarefas?
Um exemplo bem claro é em relação a prestação de contas do condomínio. Esse por sua vez é um processo importantíssimo que requer esforço de ambas as partes.
Isso porque, uma vez contratada para fazer a administração de condomínios, a administradora é confiada com a gestão do capital daquele empreendimento.
Dessa forma, a administradora deve fazer a sua prestação de contas que será repassada aos condôminos pelo síndico. Além disso, a prestação de contas é feita por meio de assembleia, previamente esclarecida como responsabilidade do síndico.
Seguindo a lógica, ficou claro que, parte importante da tarefa do síndico é a realização de assembleias. Pensando nisso, uma forma que a administradora pode ajudar é oferecendo uma plataforma para a realização de assembleia online por meio de um sistema para condomínios, bem como orientações de como realizar sua convocação e pauta.
Em casos de conflitos, a administradora, com seu extenso conhecimento jurídico, pode orientar o síndico de qual a melhor forma de abordar cada caso.
Por meio desses exemplos, fica claro o fluxo do ciclo de responsabilidades entre síndico e administradora.
Implementando a Gestão Financeira no Seu Condomínio
Manter as finanças em ordem, garantir a transparência nas transações e promover uma comunicação eficaz com os moradores são passos essenciais para uma administração eficiente.
Implementar essas práticas não só melhora a qualidade de vida dos condôminos, mas também assegura a valorização dos imóveis e a sustentabilidade financeira do condomínio.
Se você está buscando melhorar a gestão financeira do seu condomínio, o próximo passo é considerar a contratação de soluções especializadas.
A Group Software oferece diversas ferramentas e serviços que podem ajudar a otimizar todos os aspectos da administração condominial, desde a gestão financeira até a comunicação com os moradores.
Quais são as particularidades da gestão financeira em condomínio?
Citamos no início deste conteúdo que a administração de condomínios deve ser tratada como a de qualquer empresa. Contudo, por ser um negócio diferente, existem algumas particularidades, incluindo em sua gestão financeira.
A primeira delas é a distribuição de despesas ordinárias e extraordinárias.
Ambas despesas se referem às obrigações envolvendo a propriedade que devem ser pagas.
Na administração de condomínios, as despesas consideradas ordinárias são os gastos rotineiros, como por exemplo, para a manutenção do condomínio.
Por outro lado, as despesas extraordinárias são aquelas provenientes de imprevistos, como por exemplo, reformas.
Outro detalhe importante da gestão financeira do condomínio é a execução da previsão orçamentária. Como o próprio nome diz, trata-se de uma previsão dos gastos mensais que o condomínio terá ao longo do ano.
A previsão orçamentária permite um melhor controle de gastos evitando prejuízos. Além disso, o documento também será uma base importante para a prestação de contas.
Como lidar com a inadimplência condominial?
A inadimplência é algo tão cheio de particularidades na administração de condomínios que devemos tratá-la em um tópico dedicado.
Como é de conhecimento comum, a receita da gestão condominial vem da taxa de condomínio paga pelos condôminos. Contudo, existem aqueles que não realizam esse pagamento na data devida, tornando-se inadimplentes e prejudicando o controle financeiro do empreendimento.
Essa é uma dor de cabeça que a gestão de qualquer condomínio enfrenta. Isso porque, por mais que seja algo possível de ser reduzido e, até certo ponto, controlável, a inadimplência sempre será inevitável.
Considerando isso, existem algumas práticas, costumes e, principalmente, tecnologias capazes de reduzir a recorrência de condôminos inadimplentes.
O que é a Convenção de Condomínio? E o Regimento Interno?
Viver em condomínio significa viver em comunidade, dessa forma, é natural que ocorra conflitos e desavenças.
Sendo assim, visando promover uma convivência mais amigável e evitar tais conflitos, regras precisam ser estabelecidas. Para tanto, é preciso entender os fundamentos do Código Civil em condomínio, bem como, o Regimento Interno e a Convenção.
O Código Civil estabelece regras mínimas para a sociedade em nível nacional. Enquanto isso, a Convenção de Condomínio e o Regimento Interno são diretrizes internas e particulares de cada condomínio, mas, ainda assim, se mantêm alinhadas com o Código Civil.
Concluindo então, ambos documentos condominiais se resumem à regras internas visando a melhor convivência do condomínio. Isso inclui desde os limites impostos sobre animais em condomínio e sobre os limites sonoros, até alguns direitos e deveres dos condôminos.
A grande diferença entres esses dois instrumentos é que a Convenção de Condomínio é um documento jurídico obrigatório e assegurado pela lei. Já o Regimento Interno é utilizado por condomínios maiores que necessitam regulamentar de forma mais específica o uso de uma área comum, por exemplo.
Direitos e deveres dos condôminos
Por mais que possam ser estabelecidos pelo Regimento Interno e, principalmente, pela Convenção, existem direitos e deveres dos condôminos que são regulamentados pela lei.
Para a administração de condomínios, é preciso entender a fundo, por exemplo, os artigos 1314 ao 1322, além dos artigos 1335 e 1336 do Código Civil. Isso porque, são neles que estão elencados os direitos e deveres dos condôminos.
Qual a importância das Assembleias de Condomínio?
Assunto que já foi muito tocado ao longo do texto, as assembleias são processos importantes da administração de condomínios.
Somente por meio delas que diversas decisões cruciais podem ser tomadas. Inclusive considerando que várias medidas só têm validade jurídica quando definidas por meio de um quórum específico na assembleia.
De responsabilidade do síndico e otimizada pela administradora, as assembleias de condomínio existem para tornar o ambiente condominial mais transparente e democrático.
Para isso, nelas são abordadas questões como:
- Prestação de contas;
- Previsão orçamentária;
- Resolução de conflitos;
- Tomadas de decisão;
- Discussão ou elaboração do Regimento Interno e/ou Convenção de Condomínio;
- Implementação de novas tecnologias;
- Eleição de síndico e muito mais.
Para entender melhor o objetivo de cada assembleia convocada, foi criada uma classificação entre elas. Estas são distribuídas em duas categorias e são conhecidas como Assembleia Ordinária e Assembleia Extraordinária. Entenda melhor a diferença.
Como a segurança condominial faz parte da gestão?
Por estarmos tratando de um modelo de negócio baseado no espaço de moradia daqueles que lá vivem, a segurança é um critério importante para a administração de condomínios.
Para isso, antes de tudo é indicado um seguro de condomínio, até porque, o seguro predial é obrigação de qualquer ambiente condominial. Sendo assim, a administradora deve contribuir para a segurança escolhendo qual a modalidade que mais se adequa às particularidades de cada cliente.
Além disso, a tecnologia é uma aliada de alto valor no quesito de segurança.
Como falamos antes, a administradora pode auxiliar o condomínio por meio de soluções tecnológicas. Uma delas que podemos mencionar e que agrega valor à segurança é um aplicativo para condomínios.
Por meio de um aplicativo como esse, os condôminos terão total controle do tráfego de visitas na portaria, bem como um canal de comunicação aberto entre outros condôminos e funcionários.
Ainda no meio tecnológico, outra solução que visa otimizar a segurança condominial é a portaria remota. Seu objetivo principal é isolar o porteiro em um ambiente afastado do condomínio, dando a ele controle de interfones, câmeras e travas elétricas.
A ideia é erradicar a possibilidade do porteiro ser ameaçado a ponto de liberar o acesso de um intruso.
A diferença entre Assembleia Ordinária e Assembleia Extraordinária
É preciso entender as diferenças entre as modalidades de assembleias e suas particularidades. Isso porque, além de cada uma ter sua finalidade, elas também necessitam de abordagens diferentes. Vamos explicar.
A Assembleia Ordinária é aquela realizada uma vez ao ano e, de acordo com o artigo 1350 do Código Civil, o síndico deve realizar sua convocação. Contudo, o Código Civil permite algumas flexibilidades caso o síndico não convocá-la.
Nessa assembleia, normalmente é discutido questões imprescindíveis para a administração de condomínios, como:
- Regimento Interno;
- Convenção de Condomínio;
- Eleição de síndico;
- Prestação de contas;
- Previsão orçamentária e etc.
Por outro lado, a Assembleia Extraordinária pode ser convocada a qualquer momento tanto pelo síndico como por ¼ dos condôminos, como dita o Artigo 1355 do Código Civil.
Sendo assim, as assembleias extraordinárias são convocadas para discutir demandas mais urgentes, como reformas e problemas relacionados a segurança.
Como funciona a prestação de contas do condomínio?
Como falamos antes, a receita da administração de condomínios vem da taxa condominial paga pelos condôminos. Isso significa que, fazer a gestão financeira de um condomínio é, acima de tudo, controlar o dinheiro das pessoas que lá vivem.
Dessa forma, para evitar uma gestão de má índole que faz o mal uso desse dinheiro, foi criada a Prestação de Contas em condomínio. Este processo serve para a administradora dar satisfação aos condôminos sobre o uso de seu dinheiro.
Obrigatória de acordo com o artigo 1.348 do Código Civil, a Prestação de Contas ocorre por meio da Assembleia Ordinária convocada pelo síndico.
Sendo assim, o síndico deve apresentar documentos e relatórios relevantes que indicam como foram os gastos condominiais anuais. Dentre eles, a Previsão Orçamentária será bom parâmetro para o controle de gastos.
Como a tecnologia pode lhe ajudar?
Destacamos novamente que parte da função da administradora é oferecer suporte tecnológico, por isso, é importante conhecer como a tecnologia pode ajudar na administração de condomínios.
Deve-se ter em mente que a tecnologia não serve apenas para ajudar com processos administrativos, mas também com tudo que já foi falado até aqui.
Ou seja, para a administração de condomínios, existem soluções tecnológicas que podem contribuir para a comunicação, segurança, comodidade, convivência e muito mais.
Tais soluções podem ser oferecidas pela administradora por meio de um sistema ou aplicativo para condomínio. Entenda!
Aplicativo para condomínio
Além do software, a administração de condomínios pode contar com a ajuda de um aplicativo.
Este por sua vez, é capaz de prover diversas vantagens para questões mais internas do condomínio. Isto é, aquelas diretamente associadas ao dia a dia dos moradores.
Por meio do app, os condôminos terão uma melhor visão do que está acontecendo no ambiente condominial. Sendo assim, eles terão um melhor controle do tráfego de visitas nas portarias, bem como, da reserva de espaços comuns.
Fora isso, o aplicativo para condomínios deve ser capaz de oferecer um canal de comunicação aberto, como se fosse uma rede social interna. Dessa forma, os condôminos, o síndico e os colaboradores poderão comunicar entre si de forma clara e rápida.
Já para a administração de condomínios em si, o app também é relevante por oferecer uma Inteligência Artificial para atendimento. Essa tecnologia permite um canal de comunicação automatizado que funciona 24 horas por dia, possibilitando uma redução de até 80% na demanda de atendimentos.
Sistema para administradora de condomínios
Existem opções de software para administração de condomínios que certamente podem agregar para todos os processos de gestão financeira.
Desde um dashboard estratégico em que é centralizado as demais responsabilidades financeiras, até uma ferramenta de BI (Business Intelligence) com metas e indicadores, o sistema otimiza todo o controle financeiro.
Além disso, uma das grandes virtudes de uma solução como essa são as automatizações de processos.
Isto é, a capacidade que a tecnologia tem de assumir demandas morosas e rotineiras e executá-las de forma automatizada. Um exemplo seria a programação automática de cobrança e alertas que, além de eliminar o esforço da tarefa, também contribui para a redução da inadimplência.
Isso tudo significa que o software concilia a automatização de processos com a centralização de tarefas e a acessibilidade por meio de qualquer dispositivo (caso seja possível operá-lo em nuvem).
Com isso, a gestão terá uma redução de custo, uma redução de erros e por consequência retrabalhos e, uma maior eficiência na execução de responsabilidades rotineiras.
Pensando nessa solução, separamos no banner abaixo tudo o que você deve saber sobre software para administradoras de condomínios.
